如何使用 Excel 分割一個儲存格的文字

當使用微軟的 Excel 進行資料整理時，除了之前介紹過的結合不同儲存格的文字至一個儲存格之外，可能也會遇到須分割一個儲存格的文字至數個儲存格的情況，而這點也可以在工作表裡達成。關於在工作表裡不同儲存格文字合併至一個儲存格的方法，可以參考如何使用 Excel 結合不同儲存格的文字。

在工作表裡將一個儲存格的文字分割到數個儲存格的方法有兩種，一種是利用函數，另一種是透過內建的資料剖析精靈。當利用函數分割一個儲存格的文字至兩個儲存格的時候，函數的運用尚屬簡單，但當利用函數分割至超過兩個儲存格的時候，函數的運用開始變得複雜，此時透過資料剖析精靈進行分割會是個更好的方法。下面將舉一個例子，介紹並示範這兩種方法的操作過程。

• 利用函數分割一個儲存格的文字
  • 最左邊文字的截取
  • 中間文字的截取
  • 最右邊文字的截取
• 利用資料剖析精靈分割一個儲存格的文字

利用函數分割一個儲存格的文字

相較於在工作表裡結合不同儲存格的文字至一個儲存格裡的單一函數運用，分割一個儲存格的文字至數個儲存格牽涉到多個函數且語法較為複雜。此外，當想分割一個儲存格裡的文字串時，欲分割的文字之間最好有分隔符號，例如頓號、逗號、分號或空格，否則執行上會變得困難。

假設一份問卷裡有一複選題要求填答者選出3種最喜歡的休閒活動，最喜歡的填入1，次喜歡的填入2，再次喜歡的填入3。研究人員輸入資料至工作表的時候，沒有將3種休閒活動分別填寫至3個儲存格，而是全部填入至一個儲存格裡，並用頓號分隔每一種休閒活動，最喜歡的活動排在最前面。不過研究人員後來發現這樣的資料很難進行分析，因此決定將原本在一個儲存格裡的3種活動分割至3個儲存格裡。

為了說明上的方便，先看第1位填答者的資料就好，下圖顯示這位填答者最喜歡的休閒活動為看書、聽音樂、上健身房。因為要分割這3種活動到3個不同的儲存格，所以先找3空白欄（下圖為D至F欄）並在第1列的儲存格分別填入「第1喜歡」、「第2喜歡」和「第3喜歡」的名稱或任何您喜歡或習慣使用的名稱。

依據各個欲被截取文字所在的位置，分割一個儲存格裡的文字須使用不同的函數，中間位置和最右邊的文字截取較最左邊的文字截取更為複雜，下面將以最左邊、中間和最右邊文字的截取順序來示範函數的語法和操作。

❶ 最左邊文字的截取

最左邊文字的截取須使用到 LEFT 和 SEARCH 函數，LEFT 函數會傳回從左邊第1個字開始計算的特定個數的文字，語法如下：

=LEFT(text, [num_chars])

語法括號裡有兩個引數，中括號裡的引數為選擇性的引數，可視情況決定是否寫出來。括號裡兩個引數的意義分別為：

• text：要被截取文字的文字串，通常是要被分割的文字所在的儲存格參照。
• num_chars：要被截取的文字個數，必須等於或大於0。預設值為1，也就是從左邊第1個字起算，截取至少一個字。

因為要被分割的文字通常不會只有一組（也就是填答者不會只有一人），所以為了讓語法能夠被複製貼上至其他的儲存格，通常不會用手指計算欲截取的文字個數，而是會利用 SEARCH 函數來取得個數。這個函數的語法如下：

=SEARCH(find_text, within_text, [start_num])

語法括號裡有3個引數，中括號裡的引數為選擇性的引數，各個引數的意義分別如下：

• find_text：欲尋找的內容，可以是文字、數字、符號或儲存格參照。若是文字或符號，須用雙引號包住。
• within_text：欲尋找內容（引數 find_text）所在的文字串。
• start_num：從文字串（引數 within_text）的第幾個文字開始尋找，預設值為1。

利用並結合這兩個函數來截取例子裡第1喜歡的休閒活動，在「第1喜歡」下方的儲存格D2輸入下面的語法：

=LEFT(B2, SEARCH(“、”, B2, 1)-1)

這語法是由兩個函數所構成，包含兩步驟。首先，用 LEFT 函數要求截取儲存格B2裡最左邊開始起算的文字，截取至 SEARCH 函數傳回的數目。接著，用 SEARCH 函數指示在儲存格B2裡從左邊第1個字開始尋找頓號，並在找到頓號的位置後減去1。因為真正要截取的文字個數是到第1個頓號左邊的文字，而不是到頓號，所以須將頓號所在的位置數減去1。

依據您使用的分隔符號，須注意是半形或全形符號，在 SEARCH 函數語法裡做相對應的修正。上面的語法輸入完成後，按下 Enter 會傳回「看書」，這是第1位填答者最喜歡的休閒活動。

❷ 中間文字的截取

中間文字的截取須使用到 MID 函數和 SEARCH 函數，MID 函數可以傳回一個文字串裡特定位置開始的數個文字，須指明開始的位置和需要的文字數目，語法如下：

=MID(text, star_num, num_chars)

語法括號裡各個引數的意義分別為：

• text：要被截取文字的文字串，通常為文字串所在的儲存格參照。
• star_num：從最左邊開始計算，欲截取文字的開始位置。
• num_chars：要被截取的文字個數。

中間文字的截取較最左邊文字的截取複雜了不少，以上面的例子來說，要截取第2喜歡的休閒活動，可在「第2喜歡」下方的儲存格E2輸入下面的語法：

=MID(B2, SEARCH(“、”, B2, 1)+1, SEARCH(“、”, B2, SEARCH(“、”, B2, 1)+1)-SEARCH(“、”, B2, 1)-1)

這個 MID 函數語法內含3個引數，除了第1個引數之外，其餘兩個引數都使用到 SEARCH 函數。對照上面各個引數的意義，這個語法裡各個引數的解釋分別如下：

1. B2：要被截取文字的文字串所在的儲存格參照。
2. SEARCH(“、”, B2, 1)+1：利用 SEARCH 函數從儲存格B2的最左邊開始尋找第1個頓號的位置後再加上1，為欲截取文字的開始位置，也就是下圖中的文字「聽」。
3. SEARCH(“、”, B2, SEARCH(“、”, B2, 1)+1)-SEARCH(“、”, B2, 1)-1：先用 SEARCH 函數從儲存格B2的「聽」開始尋找第2個頓號的位置，再用 SEARCH 函數從儲存格B2尋找第1個頓號的位置，前者減後者後再減去1，即為截取的文字個數。

依據您所使用的分隔符號，須注意為半形或全形，在 SEARCH 函數裡做相對應的修正。語法輸入完成後，按下 Enter 會傳回「聽音樂」，即為第1位填答者第2喜歡的休閒活動。

❸ 最右邊文字的截取

最右邊文字的截取須用到 RIGHT、LEN 和 SEARCH 函數，雖然需要3個函數，但語法仍較中間文字截取的函數語法簡單。和 LEFT 函數相反，RIGHT 函數會傳回右邊第1個字開始計算的特定個數的文字，語法如下：

=RIGH(text, [num_chars]

語法括號裡有兩個引數，中括號裡的引數為選擇性的引數，可視情況決定是否明確寫出。兩個引數的意義分別如下：

• text：要被截取文字的文字串，通常為文字串所在的儲存格參照。
• num_chars：要被截取的文字個數，必須等於或大於0。預設值為1，也就是從右邊第1個字起算，截取至少一個字。

另一個會用到的函數為 LEN 函數，會傳回文字串的總文字數。這個函數的語法很簡單，只要指出文字串所在的儲存格參照即可，語法如下：

=LEN(text)

語法括號裡的引數 text 為想要計算總文字數的文字串，通常為儲存格參照，字串裡的分隔符號、空格等也會被算在總文字數裡。

繼續用上面的例子來說明，若要截取第3喜歡的休閒活動，可在「第3喜歡」下方的儲存格F2輸入下面的語法：

=RIGHT(B2, LEN(B2)-SEARCH(“、”, B2, SEARCH(“、”, B2, 1)+1))

這語法的 RIGHT 函數要求從儲存格B2文字串右邊的第1個字開始計算，並用下列兩函數傳回的數值差值作為截取的文字個數：

1. LEN(B2)：儲存格B2文字串的總文字數，包含頓號。
2. SEARCH(“、”, B2, SEARCH(“、”, B2, 1)+1)：第2個頓號所在的位置，也就是左邊第1個字起算到第2個頓號為止的文字數目。

依據您使用的分隔符號，注意半形或全形，在 SEARCH 函數裡做相對應的修正。語法輸入完成後，按下 Enter 會傳回「上健身房」，此即為第1位填答者第3喜歡的休閒活動。

若資料裡有好幾位填答者，當利用上述的方法分割了第1位填答者的休閒活動至3個不同的儲存格後，可用滑鼠圈選這3個儲存格，將游標停留在被圈選儲存格右下角的小方點（稱為填滿控點），待游標變成小十字後，按住滑鼠左鍵（若滑鼠的主要按鍵設定為右鍵，則按住右鍵）向下拉至最後一位填答者的資料列，即可分割所有填答者的休閒活動至不同的儲存格。

從上面的示範過程可以發現，利用函數分割一個儲存格的文字至數個儲存格牽涉到數個函數且語法複雜，若要分割至更多的儲存格，語法會變得更複雜。因此，除了函數的方法外，還可以使用內建的資料剖析精靈，為圖形化的操作介面，讓一個儲存格裡文字串的分割變得容易些，下面介紹這工具的操作方法。

利用資料剖析精靈分割一個儲存格的文字

資料剖析精靈（Convert Text to Columns Wizard）是內建的文字分割工具，透過圖形化的操作介面，能夠簡單地分割一個儲存格裡的文字至數個儲存格。首先，用滑鼠圈選欲分割的所有儲存格，這裡的例子為儲存格B2到B6，再點選功能表的資料 » 資料工具裡的資料剖析圖示，帶出「資料剖析精靈」視窗。

資料剖析精靈有3個步驟，第1個步驟會自動判斷資料的類型，這裡的例子被判定為分隔符號的類型。若自動判斷不正確，可以自行更改。確定無誤後，點選視窗下方的下一步(N)。

第2個步驟可選擇分隔符號的種類，由於沒有符合的選項，所以勾選其他並在方框裡輸入全形的頓號，這裡須注意全形和半形的符號是不一樣的。完成後，點選視窗下方的下一步(N)。

第3個步驟須指出欲分割資料的格式，由於這裡的例子為文字串，所以勾選文字的選項。最後，選擇目標儲存格(E)的位置，也就是輸出結果的存放處，可以直接輸入至長方格裡或點選長方格最右側的 ↥ 符號，再從工作表裡圈選，這裡直接輸入儲存格D2。完成後，點選視窗下方的完成(F)。

經過上述的操作步驟，資料剖析精靈會傳回如下圖的文字分割結果。從下圖可以看到，利用資料剖析精靈分割一個儲存格的結果和上面利用函數的結果是一樣的。

簡單地說，若想把單一儲存格裡的文字串分割至不同的儲存格，可以透過函數和資料剖析精靈兩種方法。函數的方法須依據欲截取內容在文字串裡的位置，透過不同的函數來操作，牽涉到數個函數和複雜的函數語法，對於不熟悉函數運用的人，可能覺得不易理解和操作。相較之下，資料剖析精靈的方法顯得友善、簡單，只要透過圖形化的操作介面即可快速地分割一個儲存格裡的文字串。但不論是哪一種方法，前提都是欲分割的文字串有適當的分隔符號來區隔文字和文字，否則很難進行文字分割。

以上為本篇文章對工作表裡文字分割方法的介紹，希望透過本篇文章，您學會了利用函數和資料剖析精靈分割一個儲存格的文字串至數個不同儲存格的方法。若您喜歡本篇文章，請將本網站加入書籤，並隨時回訪本網站喔！另外，也歡迎您追蹤本網站的 Facebook 和／或 X（Twitter）專頁喲！

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