如何使用Excel的VLOOKUP函數尋找資料

研究執行的過程中，在資料蒐集後分析開始前，須先整理數據資料。資料整理時，可能想瞭解一位參與者或受試者的某筆資料，或查詢一項產品的特定資訊。若您習慣使用微軟的Excel來進行資料輸入與管理，此時可以利用VLOOKUP函數來尋找資料。

微軟的Excel內建許多功能強大的函數，能夠用來執行資料管理、數據運算和統計分析。若是沒有專門的統計分析軟體來管理、分析研究資料，Excel會是一個很好的選擇。不論是對個人或組織用戶，一直是一套很實用且受歡迎的軟體。

利用Excel尋找資料的方法有數種，本篇文章將針對VLOOKUP函數，介紹其使用方法並舉例示範操作過程。除了使用方法外，文章內容也會探討這個函數的使用限制。

• VLOOKUP函數的使用時機和語法
• 運用VLOOKUP函數尋找完全吻合的數值
• 運用VLOOKUP函數尋找約略吻合的數值
• 運用VLOOKUP函數尋找不同工作表的數值
• VLOOKUP函數的限制

VLOOKUP函數的使用時機和語法

VLOOKUP為一個資料搜尋的函數，適用在「列」的數據資料之尋找。在資料輸入時，若每一欄為一個變項（例如參與者代碼、生理性別、考試成績），每一列為一位參與者的所有變項資料，那麼這個函數可以用來查詢一位參與者的某一個變項資料。因此，這個函數用在「列」資料的搜尋，也就是橫向資料的尋找。

這個函數的語法為VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])，括弧裡4個引數的意義分別如下：

• lookup_value：想要搜尋的數值，而且這個數值一定要位於第2個引數所指定資料範圍的最左邊欄，也就是第1欄。
• table_array：欲使用的資料範圍，必須包含想搜尋數值（lookup_value）的欄和傳回數值的欄，且最左邊的欄一定是想搜尋數值所在的欄。
• col_index_num：傳回數值所在的欄編號。也就是從欲搜尋數值所在的最左邊欄（第1欄）開始起算，傳回數值所在欄的編號（第X欄）。
• range_lookup：想要搜尋的數值為完全吻合的數值或約略吻合的數值，FALSE或0為完全吻合，TRUE或1為約略吻合。若是約略吻合的搜尋，須先將欲搜尋數值所在的第1欄排序後，才可執行搜尋。

上面的4個引數，前3個為必要的數值，最後一個引數則非必要。若沒有指明最後一個引數，預設值為約略吻合的數值。雖然這函數的語法看起來很複雜，但簡單來說，即是從欲搜尋數值所在的第1欄往右尋找，依據經過的欄數，找到位在同一列的傳回數值。

瞭解了VLOOKUP函數的使用時機和語法後，下面舉例來說明操作方法。因為這函數可使用在完全吻合和約略吻合的情況，所以分別舉例說明。

運用VLOOKUP函數尋找完全吻合的數值

假設在一Excel工作表裡有10位學生的資料，每一位學生都有5個數值（變項）。在這資料集裡，ID為學生的代碼、SEX為學生的生理性別、CLASS為學生所屬的班級、MIDTERM為學生的社會統計期中考成績、FINAL為學生的社會統計期末考成績。

如果想知道學生代碼（ID）為6的學生的社會統計期中考成績（MIDTERM），先找2個空白的儲存格，分別輸入ID和MIDTERM兩個字。接著，在ID旁的儲存格（H2）輸入6，並在MIDTERM旁的儲存格輸入=VLOOKUP(H2, A1:E11, 4, FALSE)。這語法指出想搜尋的數值為ID等於6的學生，資料範圍從儲存格A1到儲存格E11，欲傳回數值位於從最左邊欄數來第4欄的MIDTERM，而且欲搜尋的數值須完全吻合「6」。

語法輸入完成後，按下Enter，傳回數值56，這就是ID為6的學生的社會統計期中考成績。利用同樣的方式，若想知道同一位學生的社會統計期末考成績，可先在MIDTERM下方的儲存格輸入FINAL，然後在其右邊的儲存格輸入=VLOOKUP(H2, A1:E11, 5, FALSE)。這語法和上面尋找期中考成績的差別僅在於傳回數值所在的欄編號，期中考MIDTERM位於最左邊數來的第4欄，而期末考FINAL位於最左邊數來的第5欄。

語法輸入完成後，會傳回數值55，這就是ID為6的學生的社會統計期末考成績。透過這樣的方法，若想查詢其他學生的期中考或期末考成績，只須更改位於儲存格H2的ID數值，兩個成績就會自動顯示在儲存格H3和H4。

運用VLOOKUP函數尋找約略吻合的數值

上面的例子為完全吻合數值的尋找，但VLOOKUP函數也可用在約略吻合數值的搜尋上。不過，當用在約略吻合數值的尋找時，須先將欲搜尋數值所在欄的所有數值從小至大排序後，才能執行搜尋。

假設有10位研究參與者的資料如下表，每一位研究參與者都有5筆資料。在這資料集裡，ID為參與者的編號、AGE為年齡、SEX為生理性別、MARSTA為婚姻狀態、INCOME為年收入。

如果想尋找年齡30歲的年收入，因為研究參與者的年齡並沒有人剛好30歲，所以這時須使用約略吻合數值的搜尋方法。您可能會好奇當數據資料龐大時，如何知道各種年齡的出現次數，此時可透過次數分配來瞭解年齡的分布情形，詳細操作方法請參考如何使用Excel執行次數分配。

為了能夠運用VLOOKUP函數來尋找約略吻合的數值，須先將欲搜尋數值所在欄的所有數值從小至大排列。首先，圈選包含資料的所有儲存格，再點選功能表的常用 » 編輯 » 排序與篩選 » 自訂排序，會帶出「排序」視窗。

由於這個例子的欲搜尋數值為年齡（AGE），所以在「排序」視窗裡，從排序方式的下拉選單中選擇AGE。順序為預設值的從小到最大，不需要更動。完成後，按下視窗下方的確定。

透過這個方式，所有的資料會依據年齡大小而重新排列。重新排序後的資料如下，從下圖可以看出，年齡已經從小到大排序，且其他的資料也跟著變動。

接著，找2個空白的儲存格，分別輸入AGE和INCOME兩個字。因為要搜尋年齡30歲的年收入，所以在AGE右邊的儲存格（H2）輸入30，並在INCOME右邊的儲存格輸入=VLOOKUP(H2, B1:E11, 4, TRUE)。這語法指出欲搜尋的年齡為30歲，資料範圍從儲存格B1到儲存格E11，尋找從年齡AGE那欄往右數第4欄的年收入INCOME，而且欲搜尋的年齡約略吻合「30」歲即可。

語法輸入完成後，傳回數值264000。由此可見，若利用VLOOKUP函數尋找約略吻合的數值，這函數會以最靠近且小於欲搜尋數值的數值為主，再進行搜尋。因此，如果欲搜尋的數值小於該欄資料的最小值，則會傳回「#N/A」的錯誤訊息。

運用VLOOKUP函數尋找不同工作表的數值

上面的兩個例子裡資料集都位於同一個工作表，若是將相同的參與者或產品的資料分開記錄在不同的工作表裡，也可以利用VLOOKUP函數來尋找資料。

假設在上面的第1個例子裡，10位學生的社會統計期中和期末考成績位於名稱為「2023」的工作表，他們的研究方法（METHOD）和社會學（SOCIOLOGY）成績則位於名稱為「2022」的工作表裡。

若想在原本的「2023」工作表裡搜尋學生ID為6的「2022」工作表裡研究方法（METHOD）的成績，可在「2023」工作表裡已輸入FINAL的儲存格下方再輸入METHOD一字，代表研究方法的成績。接著，在METHOD右邊的儲存格輸入如下的語法：

=VLOOKUP(H2, ‘2022’!A1:C11, 2, FALSE)

這語法指出欲搜尋的學生代碼為6，資料範圍位於工作表名稱「2022」的儲存格A1到儲存格C11，尋找從ID那欄往右數第2欄的研究方法成績，並且ID須完全吻合「6」。語法輸入完成後，傳回數值64，此即為學生代碼為6的研究方法成績。

因此，若想要尋找位在另一工作表的資料，可以在VLOOKUP函數的第2個引數table_array裡指出工作表的名稱，並在名稱的後面加一驚嘆號，再指明資料的儲存格範圍。原則上，若工作表名稱沒有任何空格，可直接輸入名稱後再加驚嘆號；若工作表名稱有空格，則須在工作表名稱的兩邊加上單引號後再加驚嘆號。

VLOOKUP函數的限制

VLOOKUP是個滿強大的Excel函數，對於想從龐大的數據裡搜尋特定資料的人而言，是個很方便的工具。不過，這函數存在一些限制，下面來看看這些限制。

第1點，VLOOKUP函數只能執行從左到右的資料尋找，而無法進行從右到左的搜尋，這一點從上面的範例說明可以看出。

第2點，VLOOKUP函數只能搜尋欲使用的資料範圍（table_array）裡第1欄的數值，而不能搜尋位於其他欄的數值，這一點從上面的範例也可以看出。

第1點和第2點的限制可以改透過INDEX和MATCH函數的合併使用來達成，詳細的操作方法請參考如何使用Excel的INDEX和MATCH函數向左尋找資料。

第3點，雖然VLOOKUP函數可以執行完全吻合或約略吻合數值的搜尋，但若沒有在語法裡的第4個引數指明清楚，預設值為約略吻合數值的搜尋。如果原本想執行完全吻合數值的搜尋，卻沒有寫清楚第4個引數，這函數會傳回錯誤的數值。

以上面第2個例子的資料來看，若想尋找年齡36歲的年收入，從下圖可看出年收入為432000。如果在輸入語法時省略了第4個引數，則VLOOKUP函數會傳回年收入264000，與實際資料完全不符合。因此，若想執行完全吻合數值的搜尋，一定要明確地寫出第4個引數。

第4點，VLOOKUP函數沒有區分英文的大小寫。若資料集裡只有數字或中文，這一點不會造成影響；但若資料集裡有英文，這一點則要特別注意。

假設上面第1個例子的資料裡，學生代碼變成學生英文名字（NAME），且名字的第1個字母是大寫，其餘字母皆為小寫。若想搜尋名字為Peter的期末考成績，從下圖可看出，期末考成績為55。當利用VLOOKUP函數時，如果使用所有字母皆為小寫的peter去執行搜尋，仍舊可獲得相同的期末考成績。由此可見，這函數沒有區分英文字母的大小寫。

第5點，如果欲搜尋數值所在欄裡存在相同數值或文字，VLOOKUP函數會以相同數值或文字裡的第1個數值或文字為主去進行搜尋。

假設有兩位學生的名字同樣為Bruce，當利用VLOOKUP函數尋找學生名字為Bruce的期末考成績時，會傳回第1位名字為Bruce的期末考成績，而不是第2位名字為Bruce的期末考成績。因此，當欲搜尋數值存在重複的數值時，只會傳回第1個重複數值的搜尋結果。

總結來說，即使VLOOKUP函數具有上面提到的5點限制，但只要在使用時能夠稍加留意，仍舊不失為一個相當方便、好用的資料搜尋工具。雖然微軟已開發另一個XLOOKUP函數，能夠更精確地執行資料的尋找，但僅限於2021年之後的Excel版本才內建這函數，因此若使用2021年之前的版本，仍舊只能使用VLOOKUP函數。

若您有2021年後的微軟Excel版本，而且想瞭解XLOOKUP函數的操作方法，請參考如何使用Excel的XLOOKUP函數尋找資料。

以上為本篇文章對VLOOKUP函數的介紹，希望透過本篇文章，您瞭解了這函數的使用時機、語法和限制，也學會了利用這函數尋找資料的方法。

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