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資料管理
微軟的Excel很常被用來作為資料整理的工具，不論是資料搜尋或資料分析，都可能需要計算某個類別或數值的儲存格數目。為了方便計算數目，Excel內建幾種不同的函數來達到這個目的，從單純地計算帶有數值的儲存格數目到計算滿足特定條件的儲存格數目，都有可運用的函數。
COUNTIF函數
描述統計
統計分析軟體如SPSS可以很輕鬆地求得次數分配，但對於沒有SPSS的人而言，可以改使用Excel來執行次數分配。若是名義尺度變項，Excel函數會因為變項的類別是否有編碼而不同。若是等距或比率尺度的變項，FREQUENCY函數可用來呈現個別分數或分組分數的次數分配。
圖形繪製
莖葉圖是John Tukey在1977年發展出來的一種探索式資料分析工具，是一種能夠同時探索資料的分布狀態和保留所有數值的視覺化呈現方法。莖葉圖是由莖和葉所組成，每個分數都可被拆成這兩部分，從中畫一垂直線，莖在直線左側，葉則在右側。SPSS或Excel皆可用來製作莖葉圖。
圖形繪製
長條圖和直方圖常因為相似的外觀而被混淆，但兩者實際上為使用場合完全不同的統計圖形。長條圖用來呈現名義尺度或次序尺度資料的次數分配，直方圖則用來呈現等距尺度或比率尺度資料的次數分配。此外，長條圖的長條之間彼此不相連，但直方圖的長條之間卻緊密相連。
描述統計
次數分配是指將資料裡的所有數值和每個數值的出現次數呈現出來，通常以表格的方式，將數值由大至小排序，最小的數值位於表格的最下方，該表格即稱為次數分配表。透過次數分配表，除了可以檢查資料裡是否有不尋常數值的存在外，也可約略瞭解全部數值的分布情形。